Videotelefon, videokonferencia (2.)
A valódi videokonferencia rendszerekhez speciális hardvereszközökre és a legtöbb esetben dedikált, nagy sávszélességű kommunikációs kapcsolatra van szükség. Ezen összetevők egyike sem olcsó, így csak akkor éri meg egy ilyen beruházás, ha azt rendszeresen használják, és valóban komoly költségeket takarítanak meg vele.
Egy tipikus videokonferencia megoldáshoz érdemes külön termet létrehozni és abba telepíteni a szükséges hardvereket. Ezek közé tartozik a nagyméretű kijelző, amely a teremben távolabb ülők számára is tökéletes látvány nyújt. Ezen kívül olyan kamerát vagy kamerákat kell elhelyezni, amelyek képesek akár a teljes termet, akár az éppen beszélő személyt mutatni. A kamerákat akár távirányítóval, a videokonferencia teremből, akár a konferencia más helyszíneiről is kell tudni vezérelni.
A kiépítéshez tartozik még a kommunikációs hálózat telepítése, amelynél nagyon fontos szempont a dedikált sávszélesség, azaz hogy minden esetben rendelkezésre álljon az az átviteli tartomány, amelyre a videokonferenciának szüksége van. Ennek pontos értéke a felhasználói igényektől függ, főleg attól, hogy mekkora méretű és milyen frissítésű videót szeretnénk küldeni és fogadni.
Egy konferencia akkor igazán konferencia, ha nem csak két résztvevője van. Ha többen is szeretnének csatlakozni, akkor szükség van egy úgynevezett multipontos konferencia kiszolgálóra (Multipoint Control Unit). Erre azért van szükség, mert a videokonferencia végberendezések között általában csak pont-pont (2 résztvevős) konferencia létrehozása lehetséges. Az MCU tehát egyszerre sok felhasználót képes kezelni, amelyek egyes csoportjait különböző konferenciákba képes szervezni. Így több párhuzamos több résztvevős, egymástól független videokonferencia kiszolgálása is lehetséges.
A felhasználó szempontjából az MCU-nak két fő működési módja van. A hangaktivált (Voice Activated) módszernél az éppen beszélő konferencia résztvevő látható a képen. Amikor egy másik résztvevő szólal meg, az MCU az ő képét jeleníti meg. A másik mód az osztott képernyő (Continuous Presence), amikor a képernyőn egy időben több résztvevő képe látható. Az osztott képernyős videokonferencia tökéletesen képes helyettesíteni a sok résztvevős megbeszéléseket.
Egy videokonferencia megszervezése hasonló feladatokat jelent, mint egy hagyományos értekezlet vagy tárgyalás előkészítése. Minden résztvevőt időben kell értesíteni a videokonferencia kezdetéről, mert egy virtuális találkozó esetén is ugyanolyan zavaró egy késés, mint a valódi megbeszéléseken. A résztvevők számára megfelelő időpontok egyeztetését gyakran megnehezíti, hogy a résztvevők különböző időzónákban tartózkodnak. Ilyen esetekben nem ritkaság, hogy a résztvevők egy része az éjszaka közepén vesz részt egy megbeszélésen, de még ez a kellemetlenség is megéri, hogy nem kell több napos utazást tenni.
