Google Apps - Online iroda (4/7)
A www.google.com/a/smallbiz oldalon található kisvállalkozásoknak összeállított alkalmazásokkal minden irodai és csoportmunka feladatot el lehet végezni. A csomag ingyenes változatában van a GMail levelező, a Google Talk beszélgető, a Google Calendar naptár, a Docs & Spreadsheets szövegszerkesztő és táblázatkezelő, a Page Creator weboldal-készítő és a Start Page, amellyel egy oldalon férünk hozzá levelezésünkhöz, dokumentumainkhoz és naptári bejegyzéseinkhez.
A csomagban található Docs szolgáltatásban egyrészt tárolni tudjuk dokumentum állományainkat, így a világ minden pontjáról elérhetjük azokat, másrészt online szerkeszthetjük azokat, akár csoportosan is. A rendszer használatához mindössze egy Google azonosítóra van szükség. Aki már használt más Google szolgáltatást (Gmail, Calendar stb.), az ahhoz tartozó azonosító tökéletesen megfelel. Azonban egy új account létrehozása is pár pillanat alatt megtörténik, csak egy létező email cím kell hozzá.
Amikor azonosítónkkal és jelszavunkkal belépünk a rendszerbe, a webböngészőnk ablaka olyanná alakul, mintha egy fájlkezelőt látnánk. Természetesen első belépésünkkor még nincsenek itt állományok, később azonban majd azoknak a fájloknak a neveit fogjuk látni, amelyeket létrehoztunk, szerkesztettünk. Minden fájl neve mellett láthatjuk, hogy ki hozta létre, kik azok, akik szerkeszthetik, és kik azok, akik megnézhetik. Az is látszik, mennyi idővel ezelőtt volt legutoljára megnyitva az állomány.
Egy-egy állomány kiválasztása után többféle műveletet végezhetünk. Átmásolhatjuk, törölhetjük vagy a saját merevlemezünkre menthetjük a kijelölt fájlokat. Amikor azt a lehetőséget választjuk, hogy a számítógépünkre másoljuk a szöveget vagy a számolótáblát, meg kell azt is határozni, hogy milyen fájlformátumot generáljon a rendszer. A választékban megtalálható az összes Microsoft Office dokumentumtípus.
Amikor kiválasztunk egy létező dokumentumot vagy egy új szöveg, számolótábla készítéséhez kezdünk, a webböngésző ablaka ismét átalakul. Aki már használt valamilyen szövegszerkesztőt vagy táblázatkezelőt, ismerős felülettel fog találkozni. Legfeljebb az ikonok száma lesz kevesebb a szokásosnál, de azokat mind megtaláljuk, amelyeket az átlagfelhasználók a leggyakrabban alkalmaznak. A „lebutított” szerkesztőprogram azonban a nagy irodai csomagoknak utasításainak pont azt a 10-20 százalékát tartalmazza, amire igazán szükség van.
Ebbe természetesen beletartoznak a kivágó, másoló, beillesztő műveletek, a karakterek és a szöveg formázásának utasításai. Több betűtípus közül válogathatunk, amelyeknek azután méretét, színét, dőlését, vastagságát külön állíthatjuk. A szövegszerkesztő ismeri a számozásokat és felsorolásokat, a behúzásokat és a hiperhivatkozásokat. A szövegbe beszúrhatunk képeket, megjegyzéseket, táblázatokat, könyvjelzőket és speciális karaktereket. Helyesírás-ellenőrzőt is használhatunk és a beállítható nyelvek között a magyar is szerepel.
Szerkesztés közben a rendszer automatikusan menti az állományunkat. A mentés gyakorisága a szerkesztési műveleteinktől függ. Ha folyamatosan dolgozunk egy dokumentumon, akkor akár percenként többször is fel fog villanni az ablak jobb felső sarkában a piros Saving... felirat. Ha azonban sokáig nem változtatunk a szövegen vagy a számolótáblán, akkor ritkábbak lesznek a mentések. Magunk is kezdeményezhetjük a mentést a Save vagy a Save & close utasítással. Így nem kell aggódnunk, hogy ha megszakad az internetkapcsolat vagy bezárjuk a böngészőablakot. Legfeljebb a legutolsóként beírt egy-két szó vagy szerkesztés fog hiányozni. Ezen kívül arra is lehetőség van, hogy visszatérjünk a dokumentumok valamelyik korábbi állapotához. A Revision oldalon visszamenőleg megtaláljuk az állományok éppen aktuális változatát és még színezéssel is jelzi a rendszer, hogy mit és hol módosítottunk.
A csomagban található Docs szolgáltatásban egyrészt tárolni tudjuk dokumentum állományainkat, így a világ minden pontjáról elérhetjük azokat, másrészt online szerkeszthetjük azokat, akár csoportosan is. A rendszer használatához mindössze egy Google azonosítóra van szükség. Aki már használt más Google szolgáltatást (Gmail, Calendar stb.), az ahhoz tartozó azonosító tökéletesen megfelel. Azonban egy új account létrehozása is pár pillanat alatt megtörténik, csak egy létező email cím kell hozzá.
Amikor azonosítónkkal és jelszavunkkal belépünk a rendszerbe, a webböngészőnk ablaka olyanná alakul, mintha egy fájlkezelőt látnánk. Természetesen első belépésünkkor még nincsenek itt állományok, később azonban majd azoknak a fájloknak a neveit fogjuk látni, amelyeket létrehoztunk, szerkesztettünk. Minden fájl neve mellett láthatjuk, hogy ki hozta létre, kik azok, akik szerkeszthetik, és kik azok, akik megnézhetik. Az is látszik, mennyi idővel ezelőtt volt legutoljára megnyitva az állomány.
Egy-egy állomány kiválasztása után többféle műveletet végezhetünk. Átmásolhatjuk, törölhetjük vagy a saját merevlemezünkre menthetjük a kijelölt fájlokat. Amikor azt a lehetőséget választjuk, hogy a számítógépünkre másoljuk a szöveget vagy a számolótáblát, meg kell azt is határozni, hogy milyen fájlformátumot generáljon a rendszer. A választékban megtalálható az összes Microsoft Office dokumentumtípus.
Amikor kiválasztunk egy létező dokumentumot vagy egy új szöveg, számolótábla készítéséhez kezdünk, a webböngésző ablaka ismét átalakul. Aki már használt valamilyen szövegszerkesztőt vagy táblázatkezelőt, ismerős felülettel fog találkozni. Legfeljebb az ikonok száma lesz kevesebb a szokásosnál, de azokat mind megtaláljuk, amelyeket az átlagfelhasználók a leggyakrabban alkalmaznak. A „lebutított” szerkesztőprogram azonban a nagy irodai csomagoknak utasításainak pont azt a 10-20 százalékát tartalmazza, amire igazán szükség van.
Ebbe természetesen beletartoznak a kivágó, másoló, beillesztő műveletek, a karakterek és a szöveg formázásának utasításai. Több betűtípus közül válogathatunk, amelyeknek azután méretét, színét, dőlését, vastagságát külön állíthatjuk. A szövegszerkesztő ismeri a számozásokat és felsorolásokat, a behúzásokat és a hiperhivatkozásokat. A szövegbe beszúrhatunk képeket, megjegyzéseket, táblázatokat, könyvjelzőket és speciális karaktereket. Helyesírás-ellenőrzőt is használhatunk és a beállítható nyelvek között a magyar is szerepel.
Szerkesztés közben a rendszer automatikusan menti az állományunkat. A mentés gyakorisága a szerkesztési műveleteinktől függ. Ha folyamatosan dolgozunk egy dokumentumon, akkor akár percenként többször is fel fog villanni az ablak jobb felső sarkában a piros Saving... felirat. Ha azonban sokáig nem változtatunk a szövegen vagy a számolótáblán, akkor ritkábbak lesznek a mentések. Magunk is kezdeményezhetjük a mentést a Save vagy a Save & close utasítással. Így nem kell aggódnunk, hogy ha megszakad az internetkapcsolat vagy bezárjuk a böngészőablakot. Legfeljebb a legutolsóként beírt egy-két szó vagy szerkesztés fog hiányozni. Ezen kívül arra is lehetőség van, hogy visszatérjünk a dokumentumok valamelyik korábbi állapotához. A Revision oldalon visszamenőleg megtaláljuk az állományok éppen aktuális változatát és még színezéssel is jelzi a rendszer, hogy mit és hol módosítottunk.
